In persoonlijke vergadering let je op alles. Gezichtsuitdrukking, lichaamshouding, de inhoud van het verhaal en de reacties van anderen. Tijdens online of telefonische vergaderingen is dat een stuk lastiger. Gelukkig niet onmogelijk dankzij alle technieken die in de afgelopen jaren zijn ontwikkeld. Storende achtergrondgeluiden behoren tot het verleden en video is inmiddels bijna de standaard. Dankzij al deze mogelijkheden komt locatieonafhankelijk vergaderen en werken voor jou en je collega’s binnen handbereik.
Belang van video
Zoals gezegd speelt non-verbale communicatie een belangrijke rol in overleggen met collega’s en externen. Softwaretools als Microsoft Teams en Zoom zijn hier al helemaal op ingespeeld. Dankzij video zie je hoe je gesprekspartners reageren op jouw verhaal en pik je ook de onuitgesproken feedback op. Dankzij vergaderoplossingen als de Poly Studio X30 en X50 wordt video toevoegen steeds eenvoudiger. De camera uit deze videobar zoomt namelijk automatisch in op de spreker in de ruimte. Luistert iedereen naar een externe spreker? Dan laat de videobar automatisch alle deelnemers in de ruimte zien. Handig als je een digitale regisseur zoekt voor jouw vergadering.
Vergaderen met het beste geluid
Tsschj… krrr… squeeeek. Iedereen kent wel een collega bij wie de microfoon stoort. Onwenselijk als bijvoorbeeld de budgetten voor volgend jaar worden besproken. Zorg dus voor een vergaderoplossing met professioneel geluid. Zowel in de speakers als in de microfoon. Zo hoor je zelf je gesprekspartner luid en duidelijk en zijn alle sprekers op jouw locatie goed hoorbaar voor je gesprekspartner.
Hybride oplossingen
Werkt een deel van je team nog thuis en een ander deel op kantoor? Kies dan voor hybride vergaderen. De mensen op kantoor maken gebruik van één slimme camera en de mensen vanuit huis gebruiken de camera in hun laptop. Via het scherm in de vergaderruimte zien de mensen op kantoor hun collega’s en de thuiswerkende collega’s zien de andere thuiswerkende collega’s en de mensen op kantoor.